核心答案
用一周的真实任务记录说明临时事项占用了哪个本职工作时段、影响了什么交付。与负责人约定常见事项的接收条件、集中处理时间和转接方式，再在下一次同步检查是否生效。
先看一周里被挤掉的是什么
新人容易把每一次帮忙都看成小事。真正需要沟通的是，临时事务多到什么程度、哪些本职交付因此延期，谁需要在两者之间决定取舍。
挑最近一周，按日历和任务记录写下几件真实的临时事项。标明大致耗时、是谁提出、什么时候必须完成、当时中断了哪项工作。再从中找出重复出现的情况。例如，零散的信息汇总每天都有人临时来问，而你自己的项目材料原本需要连续核对一段时间。
有些小事是熟悉团队的机会，有些则属于长期分工。记录时关注发生频次、实际影响和能否交接，别根据一次插曲判断同事是不是故意给你添事。
跟负责人谈一个可以试行的安排
可以这样开头：“上周临时汇总来了几次，原定的项目材料有一部分挪到了第二天。我想先保住上午的核对时间。一般汇总能否集中到下午处理，确实要当天马上回复的请您帮我确认顺序？”
如果这类事项本来就属于你的岗位，把它纳入固定工作量，一并确认交付时间与质量。若适合由其他角色处理，请负责人明确转接对象和信息入口。已经接下的事项按约定处理或交接，别只让请求在聊天里搁着。
之后约一个复核时点，看项目进度是否恢复、临时请求能否按新办法找到人。若仍有冲突，带回一两个实际例子再讨论。这样谈的对象是工作如何安排，双方也能知道下一周该看什么变化。
常见问题
临时事项来自多个同事，该找谁谈？
先找负责你工作分配和优先级的人，把典型请求和本职影响放在一起。需要跨组调整时，再由对应负责人确认。
同事临时问起，我怎么回应？
说明当前在做的交付及可处理时间。对方确有时间要求时，问清截止与影响，需要改变既定安排就请有权限的人决定。
